Giỏ hàng
Hướng dẫn chi tiết các tính năng của phiên bản mới

Hướng dẫn chi tiết các tính năng của phiên bản mới

Tạo nhãn phân loại hội thoại 

Để cài đặt và tạo nhãn quản lý hội thoại. Bạn truy cập trang quản trị và chọn Cài đặt trang -> Hội thoại -> Nhãn -> Tạo nhãn mới:

Đặt tên nhãn và chọn màu nhãn -> bấm Tạo nhãn. 

Sau khi đã tạo nhãn xong lưu ý bật để nhãn có thể hiển thị ngay dưới phần hội thoại của từng khách hàng:

Ở phần quản lý inbox, ứng với mỗi khách hàng bạn có thể chọn gắn nhãn tương ứng trước đó:

Sử dụng bộ lọc để tăng hiệu suất chat, tư vấn và chốt đơn

Đặc biệt hệ thống tích hợp các bộ lọc đa dạng giúp đảm bảo hầu như nhân viên sẽ không bị quên, lỡ hội thoại, đặc biệt bạn có thể kết hợp nhiều bộ lọc khác nhau để kết quả tìm kiếm được chính xác nhất:

- Lọc tất cả hội thoại.

- Lọc chỉ hội thoại là tin nhắn.

- Lọc chỉ hội thoại là bình luận.

- Lọc các hội thoại chưa đọc.

- Lọc các hội thoại chưa trả lời.

- Lọc theo các nhãn/tag đã gắn cho khách hàng thông qua chatbot/nhân viên tự gắn.

- Lọc các hội thoại có chứa số điện thoại.

- Lọc hội thoại phát sinh theo ngày cụ thể.

- Lọc các hội thoại có phát sinh đơn hàng.

- Lọc theo nhân viên được chỉ định.

Hướng dẫn tạo tin nhắn mẫu giúp trả lời nhanh

Các tin nhắn mẫu giúp nhân viên phản hồi đến khách hàng nhanh hơn và nội dung được đồng nhất.

1. Cách tạo câu trả lời mẫu

Nhấn vào ký hiệu trả lời nhanh trên thanh công cụ để hiển thị cửa sổ Trả lời nhanh. Sau đó, chọn Tạo mới.

2. Cách sử dụng phím tắt để hiển thị câu trả lời mẫu

Gõ [phím tắt] + [phím cách khoảng] để hiển thị nhanh câu trả lời mẫu đã thiết lập sẵn.

Ví dụ: gõ /BC + [cách khoảng] : hệ thống sẽ tự động hiển thị câu trả lời mẫu. 

Hướng dẫn cấu hình hãng vận chuyển

Để quản lý cấu hình hãng vận chuyển, bạn cần thao tác để truy cập Haravan OmniPower xử lý. Thao tác như sau: 

Ngay trang quản trị HaraSocial -> chọn mục Đơn hàng và bấm Truy cập Haravan OmniPower:

Sau khi đã truy cập Haravan OmniPower, bạn thao khảo và làm theo tuần tự các bài hướng dẫn dưới đây để cấu hình hãng vận chuyển nhé:

- Thiết lập giao hàng.

- Cấu hình vận chuyển.

- Chọn 1 hoặc nhiều nhà vận chuyển để kết nối

    + HCMPost

    + Super Ship

    + Ship Chung

    + Viettel Post

    + NinjaVan

    + Giao hàng tiết kiệm

    + DHL

    + Ahamove

    + J&T Express

    + VNPost (Bưu điện Việt Nam)

     Giao Hàng Nhanh     

Đừng quên Khi là khách hàng Haravan bạn sẽ được hưởng nhiều ưu đãi từ các hãng vận chuyển. 

Hướng dẫn chọn nhà vận chuyển khi tạo đơn hàng ngay trong khi chat:

Sau khi đã tạo địa chỉ giao hàng và thêm sản phẩm vào giỏ, bạn hãy bấm 'Tạo và giao ngay":

Chọn phương thức thanh toán và bấm tạo đơn hàng:

Chọn đơn vị vận chuyển và bấm hoàn tất: 

Vậy là thông tin đơn hàng đã được chuyển thành công đến nhà vận chuyển.

Tìm hiểu về chế độ trực tuyến và vắng mặt để tránh mất khách hàng

Tính năng giúp nhân viên trực chat tăng hiệu suất bằng cách phân chia hội thoại dựa vào trạng thái của nhân viên: trực tuyến và tạm nghỉ.

Với chế độ trực tuyến: nhân viên sẽ được hệ thống phân chia hội thoại tự động. Cơ chế phân chia hội thoại sẽ theo hình thức xoay vòng, ví dụ:

- Có 2 nhân viên A và B đang trực tuyến và có 3 hội thoại mới -> 1 hội thoại cho A, 1 hội thoại cho B, tiếp tục 1 hội thoại cho A. 

Khi nhân viên chọn chế độ Tạm nghỉ: hệ thống sẽ không tự động giao thêm hội thoại cho nhân viên này nữa. Trong trường hợp bạn/nhân viên quá tải, chưa kịp xử lý các hội thoại đã được phân công, hãy bật chế độ Tạm nghỉ để ưu tiên xử lý trước các hội thoại còn tồn đọng và ngưng nhận hội thoại mới, ưu tiên hội thoại mới cho các bạn nhân viên khác đang trực tuyến.

Bạn cũng có thể tham khảo tùy chọn tự động bật chế độ nghỉ nếu trong 10 phút nhân viên không trả lời bất cứ hội thoại nào hoặc nhân viên đã đăng xuất hệ thống. 

Sử dụng chức năng nhắc nhở để tránh quên việc

Có quá nhiều khách hàng mới hoặc vấn đề mới của khách hàng cũ khiến bạn hoặc nhân viên của mình cảm thấy:

+ Quá tải.

+ Có những đoạn hội thoại chưa xử lý xong, cần thời gian phản hồi và trả lời lại khách nhưng lại nằm lẫn vào các hội thoại mới.

Vậy nên tính năng nhắc nhở sẽ giúp nhân viên khắc phục được các vấn đề trên, giúp hiệu suất tăng cao.

Giờ mình sẽ hướng dẫn bạn và nhân viên sử dụng sao cho hiệu quả nhé!

Ngay vùng khoanh đỏ bên dưới, sẽ có 3 trạng thái:

+ Đang mở: chứa các hội thoại đang cần phản hồi và trả lời sớm đến khách hàng.

+ Nhắc nhở: chứa các hội thoại đang chờ nhân viên phản hồi lại khách hàng.

+ Đã xong: chứa các hội thoại tại thời điểm hiện tại vấn đề của khách hàng đã được xử lí xong.


Sử dụng tính năng nhắc nhở

Trong vài tình huống, có thể nhân viên trực chat không kịp giải đáp hoặc phản hồi khách hàng ngay được thì sẽ sử dụng tính năng này. Bấm vào biểu tượng hình đồng hồ báo thức và chọn thời gian nhắc nhở tương ứng, ví dụ mình chọn là 15 phút:

Sau khi chọn thời gian xong ( tùy tình huống bạn có thể chọn khoảng thời gian dài hơn ), thì hội thoại của khách sẽ được chuyển vào mục trạng thái "Nhắc nhở":

Sau khi hết thời gian chờ 15 phút, hệ thống sẽ tự động di chuyển hội thoại này trở về trạng thái đang mở hoặc khi khách hàng chat lại thì hội thoại cũng được đưa về trạng thái đang mở -> nhân viên tiến hành xử lý tiếp

Cấu hình tự động chuyển qua chế độ vắng mặt

Trong quá trình trực chat, nhân viên sẽ có những khoảng thời gian xử lý các vấn đề cá nhân hoặc nghỉ giải lao dẫn  đến các hội thoại của khách hàng

Để giải quyết vấn đề này, HaraSocial đã bổ sung tính năng giúp cấu hình chế độ vắng mặt cho nhân viên 1 cách tự động:

- Nhân viên không trả lời bất cứ hội thoại nào trong 10 phút hoặc đã đăng xuất -> chuyển qua chế độ nghỉ và nhân viên này sẽ không nhận được thêm hội thoại tự động nữa. khi được chỉ định sẽ làm khách hàng phải đợi lâu:

- Khách hàng không hài lòng.

- Nhân viên cũng bị đánh giá kém hiệu quả trong vài tình huống không mong muốn. 

Để cấu hình, bạn vào mục Cài đặt tài khoản -> Phân chia công việc -> và tích bật Tự động chuyển qua chế độ nghỉ:

Sau khi kích hoạt, các nhân viên không trả lời bất cứ hội thoại nào trong vòng 10 phút hệ thống sẽ tự động chuyển sang chế độ Tạm nghỉ và không nhận được thêm bất cứ hội thoại nào:

Ngoài ra, nhân viên cũng có thể chủ động chọn Tạm nghỉ để ngưng nhận hội thoại mới và tập trung xử lý hết các hội thoại hiện tại, tránh quá tải!

Chúng tôi hy vọng với những tính năng mới nâng cấp, dễ dàng cài đặt sẽ là công cụ hữu ích cho nhà kinh doanh.


Haravip - Giải pháp tổng thể cho Thương Mại Điện Tử

Đăng ký Haravip

Haravip - Giải pháp tổng thể cho Thương Mại Điện Tử

Đăng ký Haravip

0931.549.379